По поисковым системам
Условия
CMS
По типам сайтов
По тематикам
По поисковым системам
Условия
CMS
По типам сайтов
По тематикам
По поисковым системам
Условия
CMS
По типам сайтов
По тематикам
Общение по электронной почте и в мессенджерах позволяет быстро и эффективно обмениваться информацией с партнерами, клиентами и коллегами по всему миру. Однако, как и в любой форме общения, в деловой переписке есть определенные правила, которые следует соблюдать, чтобы сохранить репутацию компании и успешно решать задачи.
В среднем на электронную почту приходят 10–20 писем в день. Если вы хотите, чтобы на ваше письмо ответили, укажите тему кратко и понятно. Темы «Важно», «О договоре» – общие, они малоинформативны для читателя, замените их на «Важно: правки клиента X» или «Договор на согласование_Компания X».
Для удобства всех участников переписки не создавайте новые сообщения, а отвечайте на старые, сохраняя историю (ветку) и давая возможность каждому освежить информацию в голове. При этом не стоит одну переписку пересылать в течение года; как только вопрос решится, «закрывайте» ветку.
В поле «Кому» указывается тот, от кого вы хотите получить ответ, в «Копии» – тот, кто может и должен контролировать ситуацию. Например, отправляя письмо менеджеру по продажам, в копию можно ставить руководителя отдела продаж. Если вы отвечаете на присланное письмо, то отправляйте ответ аналогично полученному – в получателях и копии должны стоять все, кого посчитал нужным поставить отправитель. Но есть исключение. Если, например, сделана массовая рассылка и остальным ваш ответ не нужен.
Традиционная структура письма состоит из следующих элементов:
приветствие. Вступительная фраза поможет наладить контакт с партнером или клиентом, продемонстрировать уважение. Желательно указывать имя получателя, считается, что это повышает уровень доверия и создает ощущение личного присутствия отправителя. Например: «Добрый день, Олег!», «Добрый вечер, Игнатий Сергеевич!»;
первое предложение – цель. Первое предложение после приветствия должно отражать суть письма, чтобы получатель сразу понял, что это и что ему нужно будет с этим сделать. «Высылаю на согласование договор о поставках канцтоваров», «Приглашаем на мероприятие в честь 20-летия», «Пришли правки от клиента, нужно сделать до 18 часов» и т. д.;
основная часть. Здесь может быть описание ситуации, перечисление задач, ответы на вопросы и т. д.;
заключение. В зависимости от цели письма в конце указывают сроки получения ответа, спрашивают о возможности выполнить задачу в обозначенный срок, просят подтвердить получение или отреагировать как-то иначе. Если вы этого не укажете, вы не узнаете, получено ли письмо, понял ли получатель, что от него требуется. Завершают письмо пожеланиями удачи, хорошего дня, благодарностью за полученную информацию или оказанную помощь;
подпись. Завершайте такими фразами, как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Хотя имя и адрес почты и так понятны из письма, в конце все же рекомендуется оставлять подпись с именем, должностью, адресом почты, номером телефона. Оптимально не больше 7 строк.
Деловые письма должны быть оформлены четко и профессионально. Используйте списки, делите на абзацы, делайте отступы, выделяйте важное жирным начертанием. Если вы отвечаете на какие-то вопросы или даете комментарии на ответы, используйте цитирование.
Написание текста заглавными буквами может восприниматься как крик или агрессия, поэтому от них лучше отказаться. Для выделения важных моментов можно использовать отступы, средства выделения, маркер.
Избегайте обширных, запутанных предложений, не рассказывайте о том, что не связано с темой. Четкие и простые формулировки помогут избежать недоразумений и улучшат понимание. Если вам нужен конкретный ответ или действие от адресата, позаботьтесь о том, чтобы он это понял. Старайтесь не писать письма длиннее одного экрана.
В деловой переписке лучше избегать терминов, сленга и сокращений, которые могут быть непонятны пользователю. По возможности с клиентами и партнерами используйте такие слова и фразы, которые могут быть понятны как руководителю, так и сотруднику, не работающему в этом направлении. То есть, например, не ФОТ, а фонд оплаты труда, не урл, а адрес страницы.
Не все эмодзи воспринимаются одинаково, от неоднозначных точно стоит отказаться. В целом, на одно письмо не стоит использовать больше трех штук и помните, что в некоторых почтовых сервисах они могут трансформироваться в нечитаемые знаки.
Источник: https://pikabu.ru/
Если вам необходимо отправить файлы, убедитесь, что они имеют адекватный размер и соответствуют запросу адресата. По возможности используйте универсальные файлы, которые откроются у любого получателя. Например, документы Word лучше сохранять в формате Word 2003, в этом случае независимо от типа редактора пробелы не исчезнут. Давайте понятные названия: «Договор о поставке канцтоваров компании Z», «Отчет о прибыли за июль», «График отпусков отдела X на 2023 год» и так далее.
Например, во Франции не принято писать просто «добрый день», нужно указывать статус получателя, а во многих иностранных языках восклицательный знак воспринимается как повышение тона. При общении с клиентами и партнерами в России также могут быть определенные особенности: зачастую для поддержания доброжелательного общения менеджер поздравляет адресата с праздниками. Но нельзя поздравлять со всеми подряд, лучше ограничиваться только государственными, так можно избежать неловкой ситуации при поздравлении представителя одной религии с праздником другой.
Помните о том, что ваше письмо может быть прочитано и использовано в деловых целях. Избегайте оскорбительных или неподобающих комментариев. Используйте корректное и профессиональное обращение. Старайтесь обращаться к партнеру или клиенту по полному имени (и отчеству, если это уместно). Избегайте применения слишком неформальной и тем более фамильярной лексики.
Добавляйте в текст вежливые слова и фразы: «пожалуйста», «если сможешь», «надеюсь, у тебя получится», «прошу обратить внимание» и т. д.
Внимательно проверяйте орфографию и пунктуацию. Ошибки в письме могут создавать негативное впечатление о вашем профессионализме. Воспользуйтесь хотя бы встроенной проверкой орфографии и грамматики перед отправкой письма. Кстати, если вы в основном общаетесь с собеседниками в мессенджерах, рекомендуем отправлять сообщения с компьютера, а не смартфона. На телефоне есть T9, который часто меняет слова на неправильные, и нет возможности нормально вычитать сообщение. На компьютере обычно делают меньше ошибок.
Даже если вы работаете в разных часовых поясах, старайтесь соблюдать рабочий график партнера. В большинстве почтовых сервисов есть возможность установить время отправки. Отправка писем в неподходящее время может вызвать негативную реакцию.
Думаем, вы сталкивались с письмами вроде «Держите файл» и за ним следующее «Ой, забыл прикрепить» или, возможно, сами отправляли пустые письма адресату. Чтобы избежать такой распространенной проблемы, в деловой переписке есть простое правило. Сначала прикрепляете вложение, затем пишете текст, потом тему (если это не ответ) и только после этого указываете адресатов.
Обеспечьте безопасность информации, которую передаете по электронной почте. Вопрос касается не только типа шифрования и использования рабочей почты, но и содержания. Конфиденциальная информация должна отправляться только тому, чей статус позволяет с ней работать. Не нужно отправлять данные о зарплатах всем сотрудникам, прикреплять счет или договор одного подрядчика с заполненными данными другому и т. д.
Если вы получили письмо вместе с другими адресатами, и вам нужно обсудить какой-то момент, уходите в отдельную переписку, не нагружайте всех этой информацией. Например, если в процессе заполнения общего отчета о статусе проекта один из адресатов заметил ошибку у другого, лучше это обсудить в частном порядке.
Еще одним правилом деловой переписки является создание автоответа на период отсутствия. Эта возможность есть во всех почтовых сервисах и позволяет проинформировать отправителя о том, к кому он может обратиться со своим вопросом и когда вы вернетесь к работе. При написании шаблона помните о конфиденциальности – не раскрывайте данные о списках клиентов и т. п.
Источник: mail.yandex.ru
В зависимости от задач и особенностей бизнеса желательно отвечать на письма в течение часа или дня. Если вы не можете быстро дать ответ, предупредите об этом отправителя. Не оставляйте письма неотвеченными и в «подвешенном» состоянии. У многих ассистентов директоров есть негласное правило – в конце дня проверять почту и убеждаться, что на каждое входящее есть исходящее сообщение.
Раньше в мессенджерах было принято решать только быстрые короткие задачи, которые требовали немедленного ответа. Сейчас их можно использовать вместо почты, но только в тех случаях, если вам это предложит партнер. В остальном – лучше все отправлять в электронной почте. Так проще работать с информацией и сохранять важные данные.
Заботливое отношение к собеседнику вызывает положительные эмоции. Откажитесь от голосовых сообщений. Если прикрепляете видео встречи, укажите, на какой минуте интересующая вас ситуация. Отправляйте один запрос одному получателю, а если у вас разные запросы для разных адресатов, отправляйте их отдельными письмами. Не вставляйте реквизиты, email, телефон, адрес сайта или другую информацию, предназначенную для копирования, картинкой. Не используйте архивы.
Взаимодействие с партнерами и клиентами через электронную почту является важной частью деловой коммуникации. Соблюдение перечисленных рекомендаций поможет улучшить эффективность вашего взаимодействия и положительно отразится на вашей репутации, что в итоге приведет к профессиональным продуктивным деловым отношениям и успеху компании.
Если у вас есть вопрос
